¿Hace realmente falta un project management software o es un control de proyectos en Excel suficiente? En este blog nos encargaremos de darte las respuestas que necesitas y así aclarar tus dudas de una vez por todas. Planificación de proyectos, administración de proyectos, gestión de proyectos... Se conoce bajo muchos nombres, pero todos manejan el mismo concepto: “El manejo y realización de un proyecto de manera segura y que cumpla con las metas de la empresa y las características fijadas por el cliente”.
Beneficios de usar Excel para gestión de proyectos
Proyectos de menor complejidad se pueden beneficiar de las herramientas que ofrece Excel gracias a que:
- El programa ya viene instalado en tu ordenador. La popularidad o la razón por la cual muchas compañías todavía usan Excel somo su programa para gestión de proyectos se debe a que es gratis y ya viene instalado de por si en el ordenador.
- El seguimiento de proyectos en Excel también ofrece la oportunidad de crear analices de la información generada en los resultados de los proyectos.
- Las plantillas de gestión de proyectos requieren de un conocimiento mínimo, lo que quiere decir que las horas de entrenamiento son mínimas.
Desventajas de usar Excel para el control de proyectos en Excel
A pesar de los grandes beneficios que ofrecen las plantillas de gestión de proyectos, cabe notar que no esta diseñada para funcionar con toda clase de proyectos. Las razones te las explicamos ahora:
- Falta de flexibilidad: cambios en las tareas o empleados con diferentes tarifas por hora, no pueden ser tomados en consideración el Excel. Difícilmente se pueden delegar las tareas y esto puede resultar en problemas más adelante.
- Seguridad de la información: ¿Qué pasa si alguien cambia las formulas sin que alguien se de cuenta? Esto puede ser algo que puede tener consecuencias muy graves.
- Falta de precisión en el registro correcto del tiempo: El registro del tiempo en Excel es una tarea imprecisa ya que no hay nadie que lo controle y no siempre se hace cuando las tareas han sido completadas. De esta manera no puedes saber cuanto tiempo se ha dedicado a un proyecto en general y esto puede hacer que estés facturando menos horas de las que deberías.
- Falta de movilidad: un control de proyectos en Excel no te permite la flexibilidad de trabajar en proyectos desde cualquier lugar y a cualquier momento. Esto se debe a que no todo el mundo puede abrir un archivo muy pesado en Excel ya que el teléfono móvil no lo soporta.
- El no poder administrar tus proyectos a traves de una project management app.
- Menos control y esto quiere decir meno supervisión.
- Diferentes versiones de Excel que no son automatizadas en el mismo momento y ala misma hora puede resultar en información inconclusa y no confiable.
¿Como me aseguro de que las plantillas de gestión de proyectos no son para mí?
Como podemos apreciar las desventajas de hacer un seguimiento de proyectos en Excel, son mucho mas grandes que sus beneficios. Antes de decidir si quieres continuar con Excel o no, toma en cuenta la siguiente pregunta. ¿Cuántas medias horas estas dispuesto a sacrificar para arreglar información imprecisa en Excel o lo que es peor un registro de tiempo incorrecto en esa factura que ya entregaste? Y si pudieras analizar toda la información de tus proyectos, la de tus clientes y la de tu compañía desde el mismo project management software? No detengas el crecimiento de tu compañía, el ahorro en las áreas incorrectas puede salirte más costoso a largo plazo. ¡Así que no esperes mas y empieza a crecer junto con tu compañía hoy!
