El brindar un servicio optimo y de buena calidad es una característica que puede hacer falta en ninguna empresa hoy en día. Debido a la variada y muy completa oferta de servicios disponibles en el mercado, los clientes se han vuelto mucho más selectivos a la hora de comprar un producto o servicio. Es por eso por lo que hoy en día la mejor herramienta para la diferenciación de tus productos o servicios es la calidad de tu servicio al cliente. En este blog hablaremos de como puedes usar tu sistema de tickets de la manera más eficiente y cuáles son las herramientas de ticketing que un helpdesk software tiene disponibles para ti.
¿Qué es un sistema de herramientas ticketing?
Antes de poder hablar sobre las herramientas de ticketing tenemos que entender que es un sistema de tickets y porque necesitas uno en tu empresa. Un sistema de tickets es una plataforma que te permite canalizar todas las preguntas de tus clientes en un solo lugar. Cada una de estas preguntas reciben un ticket que puedes clasificar según su nivel de urgencia y el contenido de las mismas. De esta manera puedes agrupar todas las preguntas que hagan tus clientes y así responderlas de una manera mas eficiente y efectiva. Los beneficios mas importantes de un helpdesk y los mas usados son:
- Recibir un ticket
- Responder a un ticket
- Resolver un ticket
Herramientas ticketing: recibir un ticket
Todas las preguntas de tus clientes reciben un ticket de referencia y una notificación instantánea es mandada a ti y a tu grupo de trabajo. No importando de donde las preguntas sean recibidas, todo tu equipo de trabajo es notificado cada vez que haya una nueva pregunta y esta misma es posicionada en el banco de información compartido en tu grupo. Las herramientas para help desk te ayudan de esta manera a organizar tickets, asignarlos y cambiar su estado dependiendo si es uno que se acabo de recibir o si ya ha sido atendido y esta en proceso o si ya has sido respondido y finalizado.
Herramientas ticketing: responder a un ticket
Dependiendo del software que elijas algunos sistemas tienes herramientas ticketing que te permiten el analizar el estado emocional del cliente que ha escrito el mensaje y así tener una idea de la urgencia que requiere el brindar una respuesta. También tienes la posibilidad de crear mensajes automáticos pero personalizados cada vez que un cliente hace una pregunta en tu portal. En la información que puedes incluir en la personalización del mensaje puedes elegir si pones el nombre del cliente y del agento que ha recibido el mensaje.
Herramientas ticketing: resolver un ticket
¿Has finalizado el ticket? Si es así, puedes cambiar fácilmente el status del mismo. De esta manera sabe todo tu equipo de trabajo cuales tickets aun quedan por responder y cuales no. ¿Quieres saber que piensa el cliente de la atención que recibió? Si es así, también puedes ajustar tus herramientas para help desk de manera que cada cliente que ha sido ayudado reciba un correo con un formulario en el cual pueden darle una calificación al servicio que han recibido. Cada vez que un ticket ha sido finalizado puedes medir el tiempo que ha tomado responder un ticket, la cantidad de tickets que han entrad al sistema y la calificación que han recibido tus agentes en sus respuestas. Como puedes ver las herramientas de ticketing te ofrecen un manejo claro y conciso de las relaciones que tienes con tus clientes. Así que no esperes mas y empieza a ofrecerle a tus clientes el mejor servicio al cliente disponible en el mercado.
